Fattura elettronica per le imprese: come funziona e cosa devi sapere!

Chi ha paura della fattura elettronica? Forse ad oggi nessuno, ma quando ne sentimmo parlare all’inizio probabilmente tanti! Dal 1 gennaio 2019, la normativa ha sancito il carattere di obbligatorietà non solo per le operazioni con la pubblica amministrazione, ma anche per quelle tra soggetti con partita IVA, o soggetti privi di essa (siano B2B o B2C). Esistono delle eccezioni, di cui vi parleremo: ma l’obiettivo di questo articolo è sciogliere alcuni nodi su questa modalità di fatturazione!

Cos’è la fattura elettronica?

Domanda forse basica, ma vale la pena rispondere: la fattura elettronica è sempre una fattura, ma differisce da quella cartacea perché va redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone; allo stesso modo, cambia la modalità di trasmissione: il cliente la riceve a mezzo SDI, ovvero sistema di interscambio. 

Il codice SDI forse lo conoscete. Serve a verificare se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura. Serve anche a controllare che la partita IVA e il codice fiscale coinvolti siano veramente esistenti. Una volta che i controlli hanno avuto esito positivo, avviene la consegna!

Con la consegna, il mittente riceve una “ricevuta di recapito”, con la data e l’ora di consegna. 

Chi è escluso dall’obbligo della fattura elettronica

L’obbligo non vale per i contribuenti minimi, (detti anche “di vantaggio”, commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011) e per i forfettari (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014, Legge di Stabilità 2015), che però le potranno ricevere. Non è poi consentito emettere fattura elettronica a un soggetto, impresa o persona fisica non residente in Italia: è però obbligatorio emettere comunicazione di dati, in caso di transizioni con l’estero. In caso a un soggetto escluso dall’obbligo venga fatta richiesta, può rifiutarsi. 

Se la fatturazione non va a buon fine, cosa succede? 

Questa è una delle questioni più preoccupanti! Ma rispondiamo subito: Se la fattura elettronica viene respinta dal Sistema di Interscambio Sdi, il Sistema genera un messaggio di “scarto” entro cinque giorni dall’invio stesso. 

A questo punto, la fattura si considera “non emessa”, e le opzioni per il mittente sono:

1. procedere, entro 5 giorni dalla comunicazione di scarto, a un nuovo invio della fattura, con stesso numero e data;
2. emettere un documento con nuovo numero e data “per la quale risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna (senza trasmissione a SdI) onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta”.

Si consiglia di trasmettere la fattura al Sistema Sdi 5 giorni prima della fine del mese, o del trimestre, per evitare di incorrere in possibili errori nelle liquidazioni periodiche IVA. 

Gli elementi obbligatori che servono per la fattura elettronica 

• Data di emissione del documento;
• Numero progressivo della fattura (che la identifichi in modo univoco);
• Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del cedente/prestatore e del cessionario/committente, dell’eventuale rappresentante fiscale. Nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
• Numero di partita Iva del cedente/prestatore;
• Numero di partita Iva del cessionario/committente
• Numero di codice fiscale, nel caso in cui il cessionario/committente non agisca in qualità di soggetto passivo;
• Natura, qualità e quantità dei beni e servizi oggetto dell’operazione;
• Corrispettivi e altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
• Corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
• Aliquota Iva, ammontare dell’imponibile e dell’imposta con arrotondamento al centesimo di euro;
• Annotazione del fatto che la fattura è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo.

Qualche informazione da tenere a mente

1. Ogni fattura elettronica trasmessa deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria! 
2. Gli strumenti software con cui inviare e-fatture sono tantissimi, per FatturaPA, B2B E B2C! Puoi utilizzare un gestionale, per la conservazione sostitutiva.
3. I vantaggi: riduzione dei costi, riduzione del tempo di consultazione e ricerca fatture e del rischio di perdita di fatture, permette di ottimizzare le spese di gestione dell’azienda e i rapporti con l’agenzia delle entrate. 
4. È obbligatoria: utilizzarla non è un optional, ricordiamo i casi di cui prima, tra imprese verso le PA.
5. Annullare una fattura elettronica? Impossibile: l’unico modo per apportare correzioni è l’emissione di una nota di variazione.
6. Se sei riuscito a mantenere la puntualità… Continua a farlo! Se ti capiterà di inviarla in ritardo, potrai vederti applicata la sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.
7. Regime forfettario? Non è obbligatoria, ma consigliata. 

Ricordiamo che il portale web “Fatture e corrispettivi”, dell’agenzia delle entrate, facilita l’accesso ai servizi di predisposizione, trasmissione, consultazione e conservazione delle fatture elettroniche! 

Il web pullula di esempi di fatture elettroniche e – nonostante in Jobtech siamo affascinati da tutto ciò che riguardi la tecnologia – i nostri servizi per le aziende sono improntati alla gestione delle risorse umane; se vuoi discutere con noi di figure appartenenti alla sfera della contabilità, ti suggeriamo di visitare il nostro portale contabili.it e contattarci per discutere delle figure necessarie!