Guida passo-passo per gestire le pipeline di selezione del personale.

Molti software ATS (Applicant Tracking System) permettono di creare pipeline di candidati e candidate in pochi click, ma gestirle efficacemente è tutta un’altra storia. Ci rivolgiamo con questo contenuto a chi si occupa di HR Management – o a chiunque sa che il processo di selezione è un percorso complesso e pieno di dettagli da tenere a mente – offrendo una guida ricca di consigli pratici per ottimizzare le pipeline di candidatura.

Cosa sono e a cosa servono le pipeline di selezione?

Quando parliamo di pipeline di candidati e candidate (anche chiamate “Hiring Pipeline” o “Talent Pipeline”), ci riferiamo a una serie di fasi che strutturano il processo di reclutamento. Ogni fase corrisponde a un momento preciso dell’iter di selezione, come la ricezione del curriculum, il primo contatto telefonico, i colloqui, la valutazione, l’offerta e l’assunzione. In pratica, la pipeline consente di tenere traccia di “dove si trovano” i candidati e le candidate in ogni step, facilitando il monitoraggio e la gestione del flusso di candidature. 

A livello visivo, le pipeline vengono rappresentate attraverso una serie di colonne, nello specifico una per ciascuna fase del processo di selezione (es. “Screening CV”, “Colloquio”, “Offerta”, “Assunzione”). I candidati e le candidate hanno una propria “card” che può essere facilmente spostata da una colonna all’altra con la funzione di “drag and drop”. 

In questo modo, la pipeline aiuta a mantenere una visione d’insieme: pensa a quanto può essere facile perdersi nei dettagli quando si ricevono decine – se non centinaia – di candidature per una sola posizione. Senza una pipeline ben definita, il rischio è quello di lasciarsi sfuggire i candidati più idonei o di impiegare tempi troppo lunghi, facendo perdere interesse a chi sta cercando attivamente un’opportunità.

5 consigli per ottimizzare la gestione delle pipeline.

Gestire una pipeline di selezione può sembrare semplice sulla carta, ma nella realtà è un vero gioco di equilibrio tra organizzazione e strategia. Anche quando pensi di avere tutto sotto controllo, c’è sempre un modo per fare un passo oltre e trasformare la tua pipeline in uno strumento davvero efficace. Stiamo per condividere 5 consigli che potrebbero rivoluzionare il tuo approccio alla gestione dei candidati tramite pipeline di selezione.

1. Pianifica la tua attività con furbizia.

Prima di tutto, niente improvvisazioni. Prima di lanciarti nella ricerca, chiediti sono le competenze essenziali per questo ruolo. Stabilisci fin dall’inizio il profilo che vuoi inserire in azienda, sia in termini di hard skill che di soft skill. Avere in mente questa “mappa” ti aiuterà a creare una pipeline che più che un semplice elenco di passaggi, prenderà la forma di un percorso su misura. 

Ora pensa alle fasi della selezione. Non limitarti ai classici step di screening, ovvero colloquio e offerta. In generale, la tua pipeline dovrebbe rispecchiare il tipo di posizione che stai cercando di coprire. Stai assumendo per un ruolo tecnico? Inserisci una prova pratica. Cerchi un o una manager? Prevedi un colloquio per valutare le capacità di leadership. E non dimenticare i canali: dove pensi di trovare i candidati e le candidate con le competenze giuste? Usa job board specifiche, social media e, perché no, il passaparola. 

Avere una pipeline ben progettata in tutti questi aspetti ti permetterà di mantenere il focus e di non perdere di vista gli obiettivi. Perché sì, il tempo che dedichi alla pianificazione ti farà risparmiare ore preziose più avanti.

2. Parole d’ordine: fiducia e comunicazione.

Sai cosa rende un processo di selezione memorabile per un candidato o una candidata? La trasparenza. Può essere molto utile mettersi nei panni di chi si trova nella tua pipeline: quando hai sostenuto l’iter per il tuo ruolo, probabilmente anche tu hai desiderato di ricevere tutte le informazioni possibili. Purtroppo è proprio qui, in questo momento così delicato, che molte selezioni vanno in cortocircuito. 

Il nostro consiglio? Non lasciare i candidati e le candidate al buio: spiega cosa accadrà dopo il primo contatto, quali sono le tempistiche e come verranno effettuate le valutazioni pre-assunzione. La trasparenza non solo migliorerà l’esperienza dei candidati e le candidate, ma aumenterà anche la loro fiducia nel tuo processo e, quindi, nella tua azienda. 

Rendi la comunicazione una priorità. Programma degli aggiornamenti, anche solo per farti sentire e far sapere che il processo sta andando avanti. Anche qui ci teniamo a condividere un altro consiglio, ovvero quello di personalizzare i tuoi messaggi il più possibile, evitando le risposte automatiche e generiche. Basta poco per dimostrare attenzione, anche solo un breve “Grazie per il tuo tempo, ci sentiremo a breve per aggiornarti” può fare una grande differenza. E non dimenticare di ascoltare: le domande e i feedback dei candidati e delle candidate possono offrire preziose informazioni per migliorare la pipeline e il processo stesso. 

3. Tieni d’occhio i progressi, step by step.

Avere una pipeline ben strutturata non serve a molto se poi non si monitora costantemente ciò che sta accadendo. In altre parole, devi sapere sempre come sta procedendo l’iter di selezione. 

Tieni traccia delle fasi in cui si trovano i candidati e le candidate e del tempo che trascorrono in ciascuna, così riuscirai ad identificare subito eventuali “colli di bottiglia”. Per esempio, se noti che molti candidati e candidate si bloccano dopo il primo colloquio, forse è il momento di rivedere i criteri di valutazione o il modo in cui conduci le interviste. Non sottovalutare l’importanza dei tempi di risposta: se lasci una persona in sospeso troppo a lungo, potrebbe perdere interesse o accettare un’altra offerta. 

Un altro aspetto da considerare è l’analisi dei dati e delle informazioni che puoi raccogliere grazie alla pipeline. Hai la certezza che la fase di screening sia efficace? I colloqui tecnici sono troppo selettivi? Il monitoraggio ti permette di fare queste valutazioni e di adattare la pipeline in tempo reale, evitando sprechi di tempo e sforzi inutili.

4. Stabilisci criteri di valutazione chiari.

Valutare i candidati e le candidate è probabilmente la fase più delicata. Ogni HR Manager o Recruiter sa quanto sia facile farsi influenzare dalle prime impressioni o dalle sensazioni personali. Per questo, avere criteri di valutazione chiari, oggettivi e condivisi è essenziale. Prima ancora di iniziare i colloqui, decidi quali competenze e qualità sono davvero fondamentali per il ruolo (come conoscenze tecniche, di specifiche esperienze o di soft skill come la capacità di lavorare in team o la leadership).

Una volta stabiliti i criteri, assicurati che tutto il team coinvolto nella selezione ne sia al corrente e li applichi in modo coerente. Durante i colloqui, prendi nota delle risposte e confrontale con ciò che hai definito essere essenziale. Coinvolgere più membri del team nelle valutazioni aiuta a ridurre i bias individuali e a ottenere una prospettiva più completa.

La condivisione dei feedback è un altro aspetto fondamentale: condividere quanto emerso dai colloqui al resto del team HR permette di prendere decisioni più consapevoli e basate su informazioni oggettive. In questo modo, avrai una valutazione strutturata che non solo ti aiuterà a scegliere il candidato o la candidata con le competenze giuste, ma anche a perfezionare il processo di selezione per il futuro.

5. Selezione finita? Non archiviare la pipeline.

Anche se hai selezionato il candidato o la candidata con le competenze giuste, la pipeline non dovrebbe mai essere dimenticata. Ogni contatto che hai avuto, ogni colloquio sostenuto e ogni valutazione fatta sono risorse preziose per le future selezioni. 

Prendi nota delle competenze e delle caratteristiche delle persone sentite, anche di quelle che non hai selezionato. Qualcuno o qualcuna potrebbe non essere in linea con la posizione attuale, ma potrebbe avere le competenze giuste per un’opportunità futura. Mantenere aggiornata la pipeline ti permetterà di creare un database di persone in cerca di lavoro, una sorta di “banca dati” che ti darà un vantaggio incredibile la prossima volta che dovrai avviare una ricerca. Piuttosto che partire da zero, avrai già un insieme di profili interessanti da cui attingere. 

Se poi vuoi fare ancora di più, puoi anche pensare di inviare aggiornamenti periodici ai candidati e alle candidate presenti nella tua pipeline, informando su nuove opportunità o semplicemente mantenendo vivo il rapporto. Così facendo, crei un network di persone con cui restare in contatto per esigenze future.

Con Jotto la gestione delle pipeline è ancora più semplice.

Arrivati a questo punto, potresti chiederti: come posso rendere tutto questo più semplice? Ed è qui che entra in gioco Jotto, il software HR di Jobtech.

Con la funzione “Trova”, ci occupiamo di tutto noi: tu puoi attivare ricerche di personale e visualizzare la pipeline di candidati e candidate proposta dal team Recruiting di Jobtech, monitorare e gestirle direttamente sulla piattaforma, richiedendo colloqui e pianificando le assunzioni con la tipologia contrattuale più adatta. Tutto questo grazie al supporto di un consulente dedicato, che ti accompagnerà in tutte le fasi della tua ricerca di personale.

Dopodiché potrai usufruire gratuitamente di tutte le altre funzionalità del software, come la gestione delle anagrafiche, dei documenti HR, di ferie e permessi e persino monitorare le analitiche che riguardano la popolazione aziendale. Ottieni subito le tue credenziali.