Smart working nelle aziende private: come gestire i dipendenti.

Era febbraio 2020, difficile da dimenticare. Sembrava un problema così lontano e inaccettabile per l’Occidente moderno, che una pandemia costringesse gli abitanti del nostro paese nelle proprie case. Sentivamo parlare di mascherine e del rischio diffusione in azienda, ma inizialmente era un problema dai contorni sfumati e inaccettabili.

Se dobbiamo dare una data precisa al cambiamento del mondo del lavoro italiano, è senza dubbio il 23 febbraio 2020: in questa data veniva approvato un decreto legge, e lo smart working veniva “sbloccato”, come novità con il nuovo DPCM dell’epoca, automaticamente per tantissimi lavoratori.

Il 9 marzo 2020 l’Italia e gli italiani scoprono il significato del termine lockdown, la differenza tra smart working e telelavoro e oltre a cantare dai balconi, moltissimi dipendenti si trovano a sperimentare – tra problemi di connessione, microfoni aperti e animali davanti al monitor – il lavoro agile.

Ma ad oggi, con il progredire della campagna vaccinale e il rischio epidemiologico che si abbassa, chi può continuare a farlo, con riguardo alle aziende private? Sarà ancora semplice “mettere i dipendenti in smart”?

Il Decreto Riaperture: la proroga della modalità di accesso semplificata

Per chi si chiedesse come funzionerà nel prossimo futuro lo smart working nelle aziende private, ci pensa un emendamento datato 4 giugno 2021 del Decreto Riaperture (decreto legge improntato alle misure urgenti per la graduale ripresa delle attività economiche e sociali nel rispetto delle esigenze di contenimento della diffusione dell’epidemia da COVID-19) a chiarire la situazione.

Dopo averlo sancito per la Pubblica Amministrazione, la Camera ha dato il consenso al ricorso libero allo smart working anche per i dipendenti delle aziende private, in modo semplificato e fino al 31 dicembre 2021, senza preventivo accordo con il lavoratore.

A chi si applica, nello specifico? A tutti i rapporti di lavoro subordinati, senza specifiche. E per i datori di lavoro? Dovranno semplicemente comunicare digitalmente al Ministero del Lavoro, i nominativi dei lavoratori coinvolti nelle prestazioni da remoto utilizzando esclusivamente l’applicativo informatico “SmartWorking” disponibile sul sito ministeriale e accedendo con SPID o CIE.

Prima dell’emergenza: l’accordo di smart working

Ad oggi, dopo quasi un anno e mezzo di lavoro agile, in aziende private e pubblica amministrazione, ci sembra quasi naturale utilizzare questa modalità di lavoro, sia al 100% che in modo alternato. 

Ma chi si ricorda come funzionava lo smart working, prima della pandemia? A stabilire l’accordo di smart working, era il D.lgs 81/2017, e sanciva la predisposizione dell’accordo di smart working, di cui illustriamo il contenuto:

• disciplina dell’esecuzione dell’attività lavorativa all’esterno della sede dell’azienda (luogo di svolgimento dell’attività, modalità di svolgimento, privacy);

• forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;

• indicazione degli strumenti che il lavoratore deve utilizzare (attrezzature di lavoro, connessione di rete);

• individuazione dei tempi di riposo del lavoratore (orario di lavoro, fasce di disponibilità);

• indicazione delle misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro (diritto alla disconnessione).

4 consigli per gestire al meglio i dipendenti in smart working

Assodato che dovremo convivere con lo smart working almeno fino a dicembre, vogliamo darti qualche consiglio su come ottimizzare questa modalità di lavoro, in modo che la performance dei tuoi dipendenti non ne risenta, e tu abbia una visuale di quello che sta succedendo, anche se non vedi materialmente i tuoi dipendenti. 

1. La comunicazione è fondamentale: fissa dei momenti giornalieri o settimanali con i dipendenti, singolarmente o di team in base alle esigenze. Si tratta di una soluzione molto più strategica che continuare a chiamare! 
2. Gli strumenti indispensabili: cosa pensi possa servire assolutamente ai lavoratori della tua azienda? Se ne hai la possibilità, fornisci sedia ergonomica, pc aziendale e preoccupati della connessione. 
3. L’accesso a piattaforme e gestionali: fai in modo che ogni piattaforma di cui potrebbero avere bisogno sia di libero accesso, per non disperdere tempo in telefonate o mail per richiedere password e credenziali varie. 
4. I limiti e il diritto alla disconnessione: non dare l’impressione di voler controllare i dipendenti costantemente. Stanno lavorando, fidati di loro! Allo stesso modo, fai di tutto per non turbare la loro privacy quando l’orario non è lavorativo.

Lo smart working è stato un banco di prova sfidante per il mercato del lavoro italiano, in modo particolare per i lavoratori privati: se il lavoro 2021 è un argomento che vuoi approfondire, consulta il nostro Osservatorio!. Alcuni non vorrebbero abbandonarlo (anche a fronte degli interessanti incentivi smartworking), altri non vedono l’ora di lasciarselo alle spalle. Ma se vuoi se sei interessato ad assunzioni o ricerca personale in smart working, perché non ci contatti? Potremo supportarti nell’identificare la risorsa, ma anche nell’individuare gli accorgimenti ad hoc per rendere il lavoro agile performante!