Obbligo PEC per le aziende: tutte le informazioni.

Dal 1 ottobre 2020, l’obbligo PEC per le aziende è diventato effettivo. Possedere un indirizzo Pec/domicilio digitale è ora indispensabile per tutte le aziende regolarmente iscritte nel Registro delle imprese delle Camere di Commercio; lo è per quelle fondate prima del 1 ottobre 2020, e lo è ovviamente per le aziende il cui atto di fondazione è successivo a quella data.

Per non incorrere in sanzioni o sospensioni dagli Albi di pertinenza, andiamo un po’ più a fondo nell’argomento, ma ricordiamo anche che la Pec non è fondamentale solo in quanto servizio affidabile, ma anche per la sensibile riduzione nell’emissione di C02, per la liberazione degli spazi d’archiviazione e per la riduzione dei tempi d’attesa!

Cos’è la Pec?

PEC: acronimo di “Posta elettronica certificata”, è un sistema che permette di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa di riferimento (DPR 11 Febbraio 2005, n.68).

Le caratteristiche che rendono la PEC equiparata legalmente alla raccomandata, e dunque sanciscono l’obbligo di PEC per le aziende, sono: 

1. attestazione dell’orario esatto di spedizione; 
2. attestazione dell’orario esatto di ricezione, dunque certezza circa l’avvenuta consegna;
3. affidabilità del contenuto, che non può essere modificato (e lo stesso vale anche per gli allegati);
4. in caso di contenzioso, garantisce l’opponibilità a terzi del messaggio (idoneità di un atto giuridico ad esprimere la sua efficacia anche nei confronti dei terzi e non solo delle parti).

La ricevuta è una prova legale, da lì deriva il termine “certificata”; per chi utilizza o riceve una PEC affermazioni come “non l’ho ricevuta” o “temo che la mail non sia partita” non sono credibili né plausibili.

Sanzioni previste per chi non ha rispettato l’obbligo di PEC imprese

Per chi – dopo il fatidico 1 ottobre 2020 – non ha provveduto a dotarsi di un indirizzo PEC aziende, sono scattate le multe. È stato stabilito che sono passibili di sanzione amministrativa sia le società (con importo in misura raddoppiata tra un minimo di 206 a un massimo di 2.064 euro) sia le imprese individuali (in misura triplicata da un minimo di 30 a un massimo di 1.548 euro).

E se la PEC diventa inattiva? Nel caso in cui il domicilio digitale dell’azienda risulti non attivo, il conservatore del registro delle imprese cancellerà d’ufficio l’indirizzo, previa diffida.  A quel punto, procederà con l’applicazione della sanzione amministrativa, e verrà assegnato d’ufficio un nuovo domicilio digitale operativo.

Come registrarsi con il sistema camerale

Essere frenati dalla burocrazia, quando il sistema cambia, è comprensibile. Ma la PEC obbligatoria può essere richiesta in modo semplice e immediato! infatti il sistema camerale ha ridotto i passaggi necessari, e adempiere all’obbligo PEC per le aziende è semplicissimo.

Il nuovo servizio semplificato consente di comunicare la propria PEC al registro delle imprese, e senza dover pagare oneri, bolli o altri diritti. Se il legale rappresentante dell’azienda è in possesso di firma elettronica, basterà accedere al servizio online al seguente indirizzo: ipec-registroimprese.infocamere.it.

Oltre all’essere il titolare, in possesso di un tool di firma elettronica, occorre solo essersi dotato di una casella di posta elettronica certificata presso uno dei gestori autorizzati: Actalis, Aruba, Cedacri, Consiglio nazionale del Notariato, IN. TE. S.A., Infocert, Innova Puglia, Irideos, ITnet, Namirial, Notartel, Poste Italiane, Regione Marche, Register, Sogei, Telecom Italia e TWT.

L’assegnazione d’ufficio 

La PEC imprese può anche essere assegnata d’ufficio: è stata infatti prevista una norma ulteriore, così che nessuna impresa risultasse priva di domicilio digitale regolarmente pubblicato nel registro delle imprese. 

Le imprese che non provvederanno ad adeguarsi alla nuova regola, oltre a pagare la sanzione amministrativa, si vedranno assegnata una PEC dalla Camera di commercio: questa sarà resa disponibile tramite il Cassetto digitale dell’imprenditore, all’indirizzo impresa.italia.it. 

Pensando alle società costituite dopo il 1 ottobre 2020, è senza dubbio meglio adeguarsi spontaneamente all’obbligo PEC per le aziende, invece di aspettare la sanzione e l’assegnazione del domicilio d’ufficio. Si tratta di una procedura semplice, non aspettare!

I vantaggi di possedere una PEC sono innegabili, oltre alla validità legale, anche l’aspetto ecologico è di enorme rilievo. Se a livello di domicilio digitale non hai più domande, puoi rivolgerti a Jobtech agenzia del lavoro per altri aspetti legati alla tua azienda: selezione del personale, attivazione stage e tirocini o somministrazione di lavoro. Cosa aspetti? Contattaci!