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Il primo giorno in azienda può essere stressante, lo sanno tutti. Colleghi che ignorano la motivazione per cui tu sia presente e il tuo ruolo, non avere idea di chi siano le persone intorno a te e come rivolgerti a loro. Moltissimi dipendenti possono raccontare vere e proprie storie horror in merito!
Ecco perché vale la pena di spendere qualche parola sull’onboarding aziendale, e soprattutto su come farlo al meglio. Le aziende più innovative hanno creato dei veri e propri processi di inserimento, comprensivi di diverse tappe, che permettono un ingresso in azienda agevole e stimolante.
Sarà sempre molto importante differenziare ruoli e seniority: l’induction (introduzione della new entry nel contesto aziendale) di una figura in stage sarà diverso da quello di un senior manager; ma tralasciate queste specifiche, tuffiamoci a capo fitto nell’argomento.
Cosa vuol dire onboarding?
L’onboarding è ciò che avviene alla risorsa dopo che è stata selezionata e assunta: si tratta del suo ingresso in azienda, e ha molto a che fare con il coinvolgimento, la creazione dello spirito di team e l’entusiasmo che si desidera generare in lui.
Le attività di onboarding sono funzionali a rendere il nuovo arrivato autonomo nei task che porterà avanti durante la sua esperienza in azienda. Ecco perché in questa delicatissima fase si trasferiranno conoscenze, strumenti e tool che saranno utili durante il percorso.
Fare onboarding, secondo noi, significa soprattutto “accogliere”: la validità di questo processo non deriva dal fatto che il secondo giorno sarò perfettamente autonomo, ma dalla confidenza che gli permetterà di acquisire con colleghi e strumenti.
Quali aspetti si prendono in considerazione nella fase di onboarding?
Ecco alcune domande che fungono da guida nel caso in cui ci si trovi ad organizzare un onboarding:
- La risorsa inizierà in presenza o da remoto?
- Conosce lo specifico settore in cui si inserirà?
- Ha esperienza in contesti organizzativi simili?
- Con chi si interfaccerà maggiormente?
- Che ruolo ricoprirà?
- Quanto durerà la fase di onboarding?
- Cosa occorre per renderlo autonomo?
- Qual è il suo progetto di crescita all’interno dell’azienda?
- Che tipo di formazione dovrà ricevere?
Come fare un onboarding?
Un onboarding non è tale se non è presente un buddy: questa persona, da scegliere in modo accurato, sarà la spalla del neo assunto e lo supporterà durante il periodo di adattamento, rispondendo alle classiche “domande che hai il terrore di fare”.
Il team HR, in sinergia con il buddy, dovrà organizzare l’induction con anticipo, tenendo conto di tutte le variabili del caso, che andremo ora ad elencare:
- Inizio in presenza o da remoto
- Seniority
- Conoscenza dello specifico settore dell’azienda
- Ruolo ricoperto
- Organizzazione dell’azienda
Un ultimo consiglio che crediamo possa tornare utile è prendersi del tempo per realizzare tutto il materiale informativo che può servire durante il processo di onboarding. Dalla storia dell’azienda e del settore, all’organigramma, ai tool software che saranno utilizzati, alle istruzioni pratiche da seguire in ufficio. Sarà sufficiente un documento pdf o power point, basta che sia comprensibile.
Esempi di onboarding aziendali.
Ma se il fatidico giorno è arrivato e il dipendente è sta per varcare la soglia, cosa fare? Ecco qualche esempio di attività di onboarding generiche, da personalizzare in base alle necessità. L’onboarding è un momento estremamente interattivo, quindi non prendete altri impegni.
Mettiti nei suoi panni e immagina le sue azioni dal momento in cui entra (o da quando accende il pc da casa, ca va sans dire). Ci concentriamo su chi inizierà in presenza, raccogliendo alcune delle attività più classiche e gradite:
- Welcome! Un’accoglienza calorosa, sia il neo assunto in presenza o da remoto, sarà sicuramente apprezzato, così come un rituale caffè di benvenuto.
- Tour dell’ufficio: in alcune aziende, sembra di stare in complicatissimi labirinti. Accompagniamo il neo assunto alla scoperta degli spazi aziendali;
- Incontro con il proprio riporto diretto e i peer nel team: il primo giorno, è utile presentare le persone con cui fin da subito si interfaccerà maggiormente;
- Pc e utenze: se il neo assunto ha un pc e/o telefono aziendale, una parte del primo giorno dovrà essere dedicata all’attivazione e configurazione di essi;
- Welcome coffee con gli altri team: scegli tra i membri degli altri team coloro che potrebbero essere compatibili per seniority e organizza dei momenti di presentazione, dove raccontino al neo assunto di cosa si occupino.
Ovviamente esistono anche processi di onboarding digitali, particolarmente adatti a chi lavora da remoto: ti rimandiamo ad un articolo dedicato, se vuoi approfondire l’argomento.
Potrà sembrare banale, ma la soddisfazione dei tuoi dipendenti dipende anche e soprattutto da quanto si sentono parte della realtà aziendale. Per questo, in particolare modo durante i primissimi giorni di lavoro di ogni collaboratore e collaboratrice, è importante concentrarsi sul valore aggiunto che si può offrire loro.
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