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Conosciamo bene il lavoro da casa, nell’ultimo periodo ne abbiamo usufruito quasi tutti. Tra incentivi per lo smart working, pregi e difetti di questa modalità di lavoro, con questo articolo vogliamo proporvi un approfondimento sulle regole dello smart working. I consigli su come gestirlo con educazione e rispetto abbondano online, noi ci soffermeremo su come l’azienda può renderlo piacevole per i propri dipendenti ma anche strategico!
Tra burocrazia e accordi scritti, detti e non detti, andremo più a fondo di quella che è la nuova normalità del mondo del lavoro: se ha certamente garantito flessibilità ad alcuni, da altri non è stato accolto così positivamente. Ma come lavorare con lo smart working in modo efficace?
Il lavoro agile (se la differenza tra smart working e telelavoro crea ancora qualche dubbio, consigliamo la lettura del nostro articolo!) ha significato l’irruzione della sfera lavorativa nello spazio privato, molti paradigmi sono stati abbattuti ed è normale essere destabilizzati. Per altri invece la possibilità di lavorare da casa si è trasformata in opportunità di avanzamento professionale. Ma addentriamoci nell’argomento!
Come attivare lo smart working nel 2021 e nel 2022
Fino al 31 dicembre 2021, attivare questa modalità di lavoro è più semplice, a causa delle condizioni eccezionali che abbiamo vissuto durante l’emergenza sanitaria. Fino alla fine dell’anno i datori di lavoro potranno godere della procedura semplificata; occorreranno semplicemente la modulistica e l’applicativo informatico resi disponibili dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Cosa succederà nel 2022? La procedura in vigore prima della pandemia richiedeva un accordo scritto tra il datore di lavoro e il lavoratore, che doveva poi essere inviato telematicamente. L’accordo in questione aveva l’obiettivo di sancire la volontarietà delle parti nell’utilizzare tale modalità di lavoro.
La gestione del contratto per il datore di lavoro non era complicata, doveva includere durata, preavviso, luoghi dove il lavoratore avrebbe lavorato e strumenti tecnologici e/o informatici utilizzati, potere di controllo disciplinare nei confronti del dipendente.
Come l’azienda dovrebbe gestire lo smart working
Lo smart working è una modalità agile, gestirlo non dovrebbe creare problemi al datore di lavoro. Importante però ricordare alcuni capisaldi e il codice di comportamento di questa metodologia di lavoro:
- Parità di trattamento: il trattamento normativo e retributivo deve essere lo stesso di chi lavora in presenza;
- Tutela da infortuni e malattie professionali: gli smart workers hanno diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche per quelle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività;
- Diritto alla disconnessione: il lavoratore in smart working ha il diritto di godere del suo riposo giornaliero e non deve essere costantemente reperibile. Evitare i meeting in orari improbabili è fondamentale!
“Quanti giorni di smart working si possono fare?”: ma davvero esiste una regola?
Si tratta di una domanda comune sia tra lavoratori che tra i datori di lavoro. Non esiste il manuale “Come lavorare con lo smart working”, quindi non c’è una regola da seguire rispetto al numero massimo di giorni.
Rispondiamo al quesito dicendo che i giorni della settimana durante i quali si può lavorare in smart working sono frutto di un accordo tra dipendente e datore di lavoro: può essere un solo giorno o tutta la settimana lavorativa. Molte aziende si stanno orientando sulla modalità alternata, che garantisce flessibilità e autonomia ai lavoratori.
E per quanto riguarda gli orari di lavoro durante lo smart working?
Gli orari devono essere i medesimi di chi lavora in presenza, sempre in accordo con il numero di ore previste dal CCNL di riferimento. Nel caso in cui si tratti di smart working e non di telelavoro, la flessibilità oraria deve essere garantita.
La policy sullo smart working interno, per datori di lavoro e lavoratori/lavoratrici
Farà parte delle nostre vite, questo è ormai è sicuro. Ecco perché formulare un galateo sullo smart working è opportuno, concretizzato in una policy sullo smart working interna, così da informare tutto il team di come gestire comunicazioni, emergenze e tool elettronici.
Ecco qualche spunto di riflessione, da cui partire per formulare il galateo della tua azienda:
- Comunicazioni telefoniche: identificate quando è possibile farle, trasmettendo il messaggio che non si telefona quando lavorativo è finito.
- Diritto alla disconnessione: va tutelato e protetto, la reperibilità costante è la maggiore causa di svalutazione dello smart working da parte dei lavoratori. Non è decisamente il modo giusto per responsabilizzare il singolo lavoratore!
- Comunicazioni via mail: le mail possiamo mandarle, ma ricordiamoci che chi le riceve non è tenuto a risponderci se l’orario lavorativo è terminato.
- Regole per le video call: se intravediamo gatti o bambini alle spalle dei nostri colleghi, non scandalizziamoci: è normale e probabilmente chi siede dall’altra parte è ancora più in imbarazzo! Per evitare le gaffe, cerchiamo di non fare mai domande su cosa stia accadendo sullo sfondo.
- Regole per i meeting interni: via libera a un abbigliamento professionale ma comodo.
- Ultimo, ma non per importanza: normalizziamo il fatto che la telecamera va aperta quando serve e non imponiamo norme che potrebbero recare disagio al team!
Questi sono solo alcuni spunti, a cui aggiungiamo il consiglio di non pretendere dai lavoratori le stesse abitudini che avrebbero in ufficio.
Il gap di diffusione del lavoro agile: differenze tra aziende corporate e PMI
Secondo uno studio di Microsoft, il 12% delle PMI ha adottato lo smart working strutturando il suo funzionamento e normando il comportamento dei dipendenti; il 18% ha invece affrontato l’argomento in modo informale. Il 58% delle grandi aziende corporate, invece, ha adottato lo smart working rendendolo uno strumento fruibile da parte dei lavoratori.
La causa di questa differenza è da ricercarsi probabilmente nella cultura tecnologica delle aziende italiane, spesso impreparate ad affrontare la digitalizzazione; al contrario le corporate, soprattutto quelle estere, si sono trovate maggiormente a proprio agio, anche per la possibilità economica di fornire ai propri lavoratori i device necessari.
Un beneficio di cui si è parlato molto è la riduzione dell’assenteismo, ma in realtà ce ne sono moltissimi! Jobtech sposa lo smart working e ne ha fatto uno dei capisaldi per il proprio team. Se vuoi ragionarne con noi e valutare una ricerca di personale specifica per il lavoro agile oppure parlare insieme delle nostre soluzioni di staff leasing, contattaci.
