Come ridurre i tempi burocratici per assunzione?

Assumere personale è un momento importante per un’azienda: significa che è pronta ad accogliere nuove persone, con nuove competenze preziose che potrebbero accelerare la crescita e lo sviluppo del business. 

Non è tutto oro quel che luccica, e sappiamo che è un processo che può diventare frustrante, soprattutto quando ci si scontra con lunghi tempi burocratici per assunzione. 

La sfida sta nel trovare un equilibrio tra il rispetto delle normative e la necessità di velocizzare le cose, per evitare che i candidati e le candidate si perdano per strada o che il team HR si ritrovi sommerso da montagne di scartoffie. Ecco l’obiettivo di questo articolo: offrire una guida pratica con qualche consiglio per ridurre i tempi di assunzione mantenendo comunque alta la qualità dell’iter di selezione.

1. Automatizzare le comunicazioni.

Un aspetto spesso sottovalutato, ma importantissimo se parliamo di tempistiche, è la gestione delle comunicazioni tra il team HR e candidati/candidate: il tempo che si perde in scambi di email, telefonate e promemoria per la raccolta dei documenti necessari è davvero tantissimo. Quale può essere la soluzione? Automatizzare queste comunicazioni, grazie a strumenti che permettono di impostare email automatiche per ogni fase del processo di assunzione, dalla conferma del colloquio all’invio del contratto finale.

Oltre all’automazione delle email, si possono utilizzare chatbot o piattaforme di messaggistica integrate per rispondere rapidamente alle domande frequenti dei candidati e delle candidate, come la richiesta di chiarimenti sui documenti necessari o sui tempi di risposta.

Un altro modo per ridurre i tempi burocratici per assunzione è definire delle finestre temporali chiare e prestabilite per i colloqui, evitando lunghe fasi di pianificazione. Ad esempio, offrire ai candidati e alle candidate uno slot predefinito per la video-intervista o quella telefonica può velocizzare tutto il processo decisionale e, perché no, ridurre addirittura di qualche giorno i tempi totali di gestione delle pipeline.

2. Creare un archivio di contratti standard.

Uno dei principali ostacoli nei processi di assunzione è la gestione dei contratti, soprattutto quando richiedono personalizzazioni complesse e negoziazioni lunghe. Un modo per ridurre drasticamente i tempi burocratici per assunzione potrebbe essere quello di creare una serie di modelli di contratto standard da utilizzare per le assunzioni più frequenti. Non solo per velocizzare la fase di stesura, ma anche per ridurre il tempo dedicato alla revisione legale.

L’idea di base è quella di avere un set di contratti già pronti per le diverse tipologie di lavoro: a tempo determinato, indeterminato, part-time, full-time, collaborazioni freelance. Ogni modello deve includere le clausole essenziali e prevedere la possibilità di modificare degli elementi, come la retribuzione o la durata del contratto, che possono essere adattate in fase di negoziazione finale. Questo approccio permette di risparmiare tempo prezioso senza rinunciare alla qualità di un contratto ben formulato.

Se lavori con team globali o candidati e candidate in paesi diversi, avere più modelli di contratto già conformi alle normative locali può eliminare ulteriori passaggi legali. In questo modo, ogni nuova assunzione richiederà solo la compilazione delle informazioni specifiche, evitando lunghe discussioni sui termini contrattuali di base.

3. Snellire la fase di raccolta documenti.

La raccolta dei documenti necessari per l’assunzione è un altro passaggio che può causare ritardi significativi, specialmente quando viene gestita in modo frammentato. Una soluzione efficace potrebbe essere quella di implementare un portale dedicato ai candidati e alle candidate dove possono caricare in autonomia tutti i documenti richiesti, come carta d’identità, disponibilità a lavorare, referenze e altri moduli obbligatori.

L’implementazione di un sistema “self-service” permette di gestire l’invio dei propri documenti in modo semplice e rapido, senza dover inviare continui promemoria. Il risultato? Si ridurrà il carico di lavoro del team HR, che non dovrà più “inseguire” ogni singolo candidato o candidata per ottenere le informazioni di cui ha bisogno per precedere con l’assunzione.

4. Ottimizzare i processi tra tutti i dipartimenti.

Un aspetto che spesso rallenta le assunzioni è la mancanza di coordinamento tra il dipartimento HR e gli altri team coinvolti. Ad esempio, i manager potrebbero avere tempi di risposta lunghi quando si tratta di approvare le assunzioni o di fornire feedback su candidati e candidate, causando ritardi significativi. La chiave per risolvere questo problema è creare un flusso di lavoro interno ben strutturato, in cui ogni fase sia chiaramente definita e monitorata.

A questo proposito, potrebbe essere utile implementare strumenti di project management che permettano di tracciare ogni passaggio del processo di assunzione e assegnare scadenze chiare ai vari responsabili. Così facendo, ogni team saprebbe esattamente quando e come intervenire, riducendo al minimo le attese e i ritardi dovuti alla mancanza di comunicazione.

Oltre a questo, organizzare riunioni rapide e regolari tra i manager dei vari dipartimenti e il team HR è sicuramente il primo passo, in quanto aiuta a mantenere alto il livello di coinvolgimento e a risolvere eventuali criticità sul nascere. In questo modo, tutti i responsabili saranno sempre allineati sulle tempistiche, e le decisioni relative all’assunzione potranno essere prese in modo più rapido e consapevole.

5. Digitalizzare l’intero processo (con Jotto).

Tutti i punti che abbiamo affrontato hanno un elemento in comune, ovvero la digitalizzazione delle attività HR. Automatizzare le comunicazioni, centralizzare i documenti e ottimizzare i flussi interni sono tutti passaggi che richiedono strumenti digitali. Ed è qui che entra in gioco l’importanza di avere un software HR come alleato strategico, in grado di semplificare ogni aspetto del ciclo di vita del dipendente, dall’onboarding digitale alla gestione delle performance.

Grazie a Jotto, il nostro software HR gratuito, è possibile automatizzare la raccolta e l’archiviazione dei documenti in formato digitale, accelerando la preparazione e la firma dei contratti. Così hai tutto in un unico posto sicuro, a cui accedervi in qualsiasi momento e per qualsiasi esigenza. Ma non solo: su richiesta, a pagamento, è anche possibile attivare ricerche di personale direttamente dallo strumento, e seguire l’iter di selezione insieme al team di Jobtech che ti supporterà in tutto il processo di assunzione (consigliandoti anche la tipologia contrattuale più adatta). Scopri di più su Jotto a questo link e prenota una demo.