Definizione e strategie di time management in ambito HR.

C’è chi la considera una competenza, qualcun altro più un processo organizzativo. In ogni caso, non ci sono dubbi: sul posto di lavoro, una delle risorse più preziose è la gestione del proprio tempo.

Nel contesto delle risorse umane, dove l’equilibrio tra il benessere dei dipendenti e il raggiungimento degli obiettivi aziendali è fondamentale, il time management diventa determinante: sarà proprio l’argomento che affronteremo in questo articolo.

I punti di forza del time management.

In generale, il time management (espressione anglosassone traducibile in “gestione del tempo”) offre una serie di vantaggi che influenzano positivamente l’efficienza personale, la produttività e il benessere complessivo. Ne abbiamo individuati alcuni, che proponiamo di seguito:

• Pianificazione. Quale può essere il primo step del team management, se non la pianificazione? L’abilità di stabilire obiettivi chiari, suddividere le attività in fasi gestibili e creare un piano dettagliato aiuta a mantenere il focus e a raggiungere i risultati desiderati;
• Prioritizzazione. Identificare le attività più importanti e urgenti: il time management consente di valutare le priorità in modo concreto e di concentrarsi su ciò che contribuisce maggiormente al raggiungimento degli obiettivi;
• Riduzione di inefficienze. Attraverso il time management, è possibile individuare e ridurre gli sprechi di tempo, come il focalizzarsi su attività poco produttive. Questo consente di utilizzare il tempo in modo più coerente e focalizzato;
• Migliore gestione dello stress. Il time management aiuta a evitare la sovrapposizione di attività e a prevenire situazioni di emergenza. Questa gestione preventiva riduce lo stress associato a scadenze imminenti e affollamento di attività;
• Maggiore concentrazione. Suddividere le attività in blocchi di tempo dedicati consente di concentrarsi completamente su ciò che si sta facendo, migliorando la qualità del lavoro svolto;
• Maggiore consapevolezza. Il time management richiede di valutare quanto tempo è necessario per svolgere determinate attività, migliorando la stima delle tempistiche e riducendo la tendenza a sovrastimare o sottostimare il tempo necessario;
• Crescita professionale. La capacità di gestire il proprio tempo efficacemente può portare a una maggiore autodisciplina e responsabilità. Questo può influire positivamente sulla reputazione e sulle opportunità di crescita professionale.

Dalla teoria alla pratica: 3 tecniche di time management. 

Esistono diverse tecniche di time management che possono aiutare a gestire il tempo in modo più efficace e migliorare la produttività. Ecco alcune delle più popolari:

• Tecnica del Pomodoro: questa tecnica prevede di lavorare intensamente su una singola attività per un periodo di 25 minuti (chiamato “pomodoro”), seguito da una pausa di 5 minuti. Dopo quattro pomodori, si prende una pausa più lunga di 15-30 minuti;
• Tecnica Getting Things Done: questa metodologia, sviluppata da David Allen, si basa sulla cattura di tutte le attività, la loro organizzazione in liste dettagliate e la successiva esecuzione. La GTD enfatizza l’importanza di svuotare la mente da compiti e pensieri, organizzandoli in sistemi gestibili;
• Tecnica Eat That Frog: basata sul libro di Brian Tracy, questa tecnica suggerisce di iniziare la giornata affrontando la “rana”, ovvero l’attività più difficile o meno piacevole. Una volta completata, questa lascerà una sensazione di realizzazione che aiuterà a percepire il resto della giornata come più produttiva e soddisfacente.

L’importanza del time management nelle risorse umane.

Dalla ricerca e selezione, dalla formazione dei nuovi dipendenti alla gestione delle relazioni interne, ogni attività di chi lavora in ambito HR richiede attenzione e cura. Una gestione inefficace del tempo può portare a ritardi nei processi di reclutamento, errori nella gestione delle performance e una diminuzione dell’impegno dei dipendenti. Vediamo quindi alcune possibili applicazioni che rendono necessario il binomio risorse umane-time management:

• Prioritizzazione delle attività: gli specialisti delle risorse umane devono affrontare molteplici compiti contemporaneamente. La capacità di identificare le attività più urgenti e importanti consente di concentrare le risorse sulle iniziative che apportano il massimo impatto;
• Delega efficace: spesso, la delega è una sfida per i professionisti delle risorse umane che tendono a voler gestire ogni dettaglio. Imparare a delegare compiti appropriati ai membri del team non solo alleggerisce il carico di lavoro, ma favorisce anche lo sviluppo delle competenze del personale;
• Utilizzo di strumenti di gestione del tempo: l’utilizzo di strumenti come le liste di attività, i calendari digitali e le applicazioni di project management aiuta a tracciare e organizzare le attività quotidiane, evitando di disperdere il tempo in attività poco significative;
• Creazione di processi efficienti: sviluppare processi standardizzati e ottimizzati per le attività ricorrenti, come la valutazione delle performance o la gestione dei benefit, consente di risparmiare tempo e di ridurre la possibilità di errori.

Come promuovere il time management tra i dipendenti.

Imparare a gestire il proprio tempo può essere un’impresa, così come condividere questa abilità con il proprio team dopo averla appresa. Ecco tre suggerimenti per riuscirci, da far rientrare in una strategia di HR Management: 

• Formazione e consapevolezza. Condurre sessioni di formazione può aumentare la consapevolezza dei dipendenti sull’importanza della gestione del tempo e fornire loro strumenti pratici per migliorare la propria produttività;
• Modello di comportamento. I leader delle risorse umane possono agire da modelli di riferimento per gli altri dipendenti, dimostrando come la gestione del tempo li aiuta a bilanciare efficacemente le proprie responsabilità;
• Risorse pratiche e supporto. Fornire risorse come guide, suggerimenti e strumenti per il time management può aiutare i dipendenti a sviluppare le proprie abilità nell’organizzazione delle attività quotidiane.

Promuovere il time management non è semplice, e richiede un impegno costante. Grazie a una gestione del tempo ottimizzata, i professionisti delle risorse umane possono svolgere il proprio lavoro in modo più efficace ed efficiente, contribuendo al benessere dei dipendenti e al raggiungimento degli obiettivi aziendali.