Ferie e permessi: cosa sono, differenze e come gestirli grazie a un software.

Ferie e permessi
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La possibilità di concedersi pause dal lavoro, per motivi di relax oppure per affrontare questioni personali, è un diritto importante per lavoratori e lavoratrici. Lo stabilisce anche l’articolo 36 della Costituzione. Tuttavia, la comprensione di come funzionano ferie e permessi, quali diritti siano garantiti e come si accumulano è un aspetto cruciale – e spesso motivo di grande confusione – per HR Manager e datori di lavoro.

Questo articolo è stato creato per offrire una guida completa su ferie e permessi: esploreremo nel dettaglio il loro significato, discutendo le principali differenze e le modalità di maturazione. Approfondiremo inoltre le conseguenze delle ferie in negativo e forniremo altre informazioni essenziali per gestire correttamente questo aspetto in una strategia di HR Management.

Indice dei contenuti

Qual è la differenza tra ferie e permessi?

Iniziamo chiarendo che in entrambi i casi si tratta sempre di periodi di assenza dal posto di lavoro, ma ferie e permessi presentano profonde differenze sulle quali è opportuno essere informati. Vediamole insieme.

Ferie.

  • Le ferie sono periodi di assenza dal lavoro in cui un dipendente ha il diritto di prendersi una pausa programmata dal lavoro continuando a percepire il suo stipendio durante questo periodo;
  • Le ferie sono spesso pianificate con largo anticipo e devono essere concordate con l’HR Manager o il proprio responsabile secondo le politiche aziendali.

Permessi.

  • I permessi sono solitamente concessi per situazioni specifiche in cui un dipendente ha bisogno di assentarsi dal lavoro per un breve periodo (visite mediche, questioni personali, urgenze familiari o altre circostanze speciali);
  • I permessi possono essere retribuiti o non retribuiti, a seconda delle politiche aziendali e delle leggi locali.

Riguardo a ferie e permessi è essenziale munirsi di grande scrupolo, perché occorre grande precisione nella loro gestione. Consigliamo soprattutto chi si occupa di questo aspetto in azienda di informarsi in modo costante riguardo agli aspetti peculiari del contratto collettivo applicato in azienda.

Come avviene la maturazione di ferie e permessi?

Le ferie si accumulano mensilmente, incrementando di un dodicesimo del totale annuale ogni mese, a patto che il dipendente abbia lavorato almeno 15 giorni. Ad esempio, se in un anno il dipendente ha diritto a 26 giorni di ferie, ne accumulerà poco più di due giorni al mese.

La maturazione dei permessi avviene verosimilmente allo stesso modo, ovvero mensilmente, ma è influenzata da altri fattori come l’anzianità di servizio e il numero di dipendenti nell’azienda. Diciamo che in un mese di lavoro, solitamente il dipendente accumula circa 7-8 ore di permesso retribuito.

Dunque, quante ferie ha un dipendente?

Si può parlare di “diritto alle ferie”, per i lavoratori subordinati? Sì, perché – rifacendoci alla normativa europea – un numero minimo di giornate di ferie è corrisposto a tutti i lavoratori. Nello specifico, l’obbligo è di un periodo di quattro settimane retribuite ogni anno, per coloro che sono assunti full-time. 

Ricordiamo che oltre alla durata e al diritto, è sancita anche l’irrinunciabilità delle ferie. Nessun lavoratore o lavoratrice può chiedere la monetizzazione delle ferie e la sostituzione del diritto all’assenza con il pagamento di un’indennità economica. (Per non incorrere in situazioni spiacevoli o di ferie non concesse, ricordiamo ai datori di lavoro – prima di parlare di ferie invernali o estive – di utilizzare un fac simile piano ferie aziendale).

Cosa fare se un dipendente ha molte ferie non godute?

Forse la domanda più ricorrente, ma non l’unica. Se un dipendente ha accumulato un gran numero di ferie non godute, è importante affrontare la situazione in modo appropriato, considerando sia i diritti del dipendente che le esigenze dell’azienda. Eccoci a rispondere ad alcune delle domande più insidiose in merito alla gestione delle ferie.

  • Ferie in negativo, cosa succede? Il fatto viene notificato al dipendente nel cedolino paga, e il debito viene recuperato nei mesi successivi. Si tratta di ferie godute e non maturate, per intenderci. Il lavoratore può richiedere un anticipo di ferie non ancora maturate.
  • Ferie maturate e non godute, cosa deve fare il datore di lavoro? Questa situazione non deve verificarsi; il lavoratore o lavoratrice dovrà recuperare le ferie, anche se è raro che i ratei maturati vengano persi.

La durata delle ferie è stabilita? Sì, dai contratti collettivi nazionali. Ma la modalità di fruizione è decisa dal datore di lavoro in base alle esigenze aziendali (ad esempio per via di chiusure o picchi di lavoro).

Pensata per HR Manager, titolari e amministratori.

Permessi retribuiti e non retribuiti: quante tipologie esistono?

Abbiamo spiegato che i permessi retribuiti si riferiscono a periodi di assenza dal posto di lavoro da parte dei dipendenti, durante i quali essi mantengono la propria posizione, la retribuzione e l’anzianità di servizio. In questo contesto, è bene specificare che esistono determinati tipi di congedi previsti dalla legge che si applicano a tutti i lavoratori, sia nel settore pubblico che in quello privato, e che nessun Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) può eliminare. Questi sono:

  • Congedo matrimoniale;
  • Congedo parentale;
  • Permessi per l’assistenza ai disabili;
  • Permessi e congedi per motivi personali e/o familiari;
  • Permessi per motivi di studio;
  • Congedi formativi;
  • Permessi per visite mediche;
  • Permessi per donatori di sangue e midollo osseo;
  • Permessi per cariche pubbliche ed elettive;
  • Permessi per attività sociali e di volontariato.

Oltre a questi permessi retribuiti previsti dalla legge, i CCNL o gli accordi aziendali e individuali possono stabilire ulteriori permessi, ma devono sempre rispettare il principio dell’inderogabilità in pejus. Questo significa che i contratti possono solo migliorare le condizioni dei lavoratori, aggiungendo diritti o condizioni più vantaggiose, ma non possono in nessun caso peggiorarle.

Al contrario, i permessi non retribuiti non prevedono un pagamento nei confronti dei dipendenti durante il loro periodo di assenza. Ciò significa che se un dipendente sceglie di beneficiare di un permesso non retribuito, non otterrà la retribuzione per il periodo in cui è assente dal lavoro, e le ore di assenza verranno sottratte dal suo stipendio. I permessi non retribuiti possono rientrare in diverse categorie, tra cui:

  • Permessi previsti da accordi specifici tra datore di lavoro e dipendente;
  • Permessi sindacali, disciplinati dall’articolo 24 della Legge 300/1970, noto come Statuto dei Lavoratori;
  • Altri permessi stabiliti da leggi o accordi collettivi.

Per usufruire di questi permessi è essenziale seguire le procedure specifiche indicate nei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) oppure dichiarate in forma scritta all’interno dei contratti aziendali.

ROL: di cosa si tratta?

ROL è un acronimo che sta per “riduzione dell’orario lavorativo”. Si tratta di una tipologia di permessi lavorativi a disposizione del lavoratore dipendente, che può chiedere per motivi personali e senza obbligo di giustificazioni. Si tratta di un permesso retribuito, che – se non viene goduto – dovrà essere liquidato in busta paga dal datore di lavoro. 

I ROL spettano ai dipendenti a contratto determinato e indeterminato, ma soltanto se assunti a tempo pieno. Maturano come le ferie, cioè in ratei mensili (in base a quanto stabilito dal CCNL applicato dall’azienda). I ROL hanno una scadenza, stabilita dal contratto collettivo applicato: una volta scaduti, il datore di lavoro sarà però obbligato – come dicevamo nel paragrafo precedente – a pagarli al lavoratore.

Ex festività, cosa sono?

Si tratta di una delle voci più problematiche della busta paga, e il motivo è facilmente intuibile. Definiamo allora le ex festività: si tratta di una particolare tipologia di permessi retribuiti, presenti in molti – ma non in tutti – i contratti collettivi del lavoro. Sono presenti per compensare l’abolizione, da parte della legge, di festività nazionali precedentemente in vigore.

La domanda ricorrente, da parte dei datori di lavoro, è la seguente: le ex festività devono essere retribuite, quindi monetizzate da parte dei lavoratori? La risposta è sì, se il dipendente non fruisce degli ex-fest, riceverà una somma di denaro uguale alla retribuzione che avrebbe percepito.

Un software HR per semplificare la gestione di ferie e permessi.

In questo articolo abbiamo approfondito come la gestione di ferie e permessi dei dipendenti sia un aspetto fondamentale per una strategia HR efficace. Per garantire un processo fluido, è importante innanzitutto stabilire politiche aziendali chiare che definiscano i requisiti per richiedere ferie e permessi e le procedure per l’approvazione da parte dei propri manager. 

Non meno importante è investire in una comunicazione aperta e tempestiva tra i dipendenti e i responsabili delle risorse umane, che possa garantire all’azienda di operare senza interruzioni significative. 

Infine, può rivelarsi particolarmente utile servirsi di un software per la gestione dei dipendenti che aiuti a tenere traccia delle richieste, delle presenze e delle assenze del personale. Soprattutto per la possibilità di generare report dettagliati sulla gestione di ferie e permessi, utili per l’analisi e la pianificazione a lungo termine.

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