Come organizzare i turni di lavoro

Come organizzare i turni di lavoro

Organizzare turni di lavoro è una sfida, per il responsabile risorse umane o per chiunque assolva questo compito all’interno dell’azienda. Una sfida destinata ad essere vinta, se trovi un modo smart per la sua gestione! 

Con “smart” non intendiamo un’unica soluzione universalmente valida, ma che ogni azienda trovi il metodo corrispondente alle proprie esigenze. Lavoro pesante? Lavoro a contatto con il pubblico? Lavoro all’aria aperta? Non è la stessa cosa, se si parla di turni!

Con questo articolo intendiamo fornire due tipi di indicazione: una di approccio umano, per fare in modo che la gestione del turno risulti adeguata a ciò che i dipendenti si aspettano. Un’altra invece più operativa, con la quale indicheremo soluzioni pratiche con cui gestire i turni dei lavoratori. Siete pronti? Tuffiamoci nell’argomento!

Cos’è il lavoro su turni

Forniamo una preliminare definizione, per fugare ogni possibile dubbio: “Si definisce lavoro a turni un qualsiasi metodo di organizzazione del lavoro secondo il quale diversi lavoratori sono occupati successivamente negli stessi posti di lavoro, seguendo un determinato ritmo”. 

Tendenzialmente (ma questa affermazione non ha valore normativo), una singola turnazione copre dalle 4 alle 12 ore, anche se tendenzialmente è compresa tra le 6 e le 12. Molto spesso i lavoratori su turni lavorano durante la notte, sappiate che è vietato attribuire queste turnazioni ai minorenni, anche se impiegati in azienda (come affermato dall’INPS, l’età minima di ammissione al lavoro è fissata al momento in cui il minore ha concluso il periodo di istruzione obbligatoria e comunque non inferiore ai 15 anni compiuti).

Regole per la gestione dei turni

Siamo sicuri che con il buon senso ci saresti arrivato, ma ecco alcune regole da conoscere in materia di organizzazione dei turni: 

  • Ogni dipendente ha diritto ad usufruire di uno stop lavorativo: pause intermedie, riposo giornaliero e riposo settimanale (approfondisci lo specifico CCNL di riferimento per saperne di più);
  • Il turno va comunicato con un anticipo ragionevole, per garantire al lavoratore la possibilità di organizzare il proprio tempo libero e/o gli impegni personali;
  • Il riposo giornaliero deve avere una durata minima di 11 ore giornaliere;
  • Il lavoratore notturno ha diritto a una maggiorazione retributiva;
  • Quante notti consecutive si possono fare? Domanda molto cercata dai lavoratori turnisti, ma la normativa generale sul lavoro non fissa un numero massimo di turni.

Conoscevi queste norme di base? Ci auguriamo con tutto il cuore di sì!

Come gestire i turni

La gestione dei turni richiede precisione e accuratezza, oltre che una grandissima attenzione ai dettagli. Occorre anche parlare con i dipendenti, capire le loro esigenze e avere chiara la natura dei loro turni.

In merito a questo, il responsabile di questa operazione deve conoscere la distinzione tra lavoro a turni e a squadre, e tra lavoro a turni caratterizzato da turni rotativi e non rotativi. Sapere ogni cavillo dei CCNL in merito alle limitazioni è inoltre indispensabile.

Eccoci allora a presentarvi due metodi che riteniamo validi per organizzare turni di lavoro gratis e non. Vi presentiamo soluzioni tramite programma Microsoft e con un software, così che possiate farvi un’idea di qual è il metodo giusto per il vostro business!

Con un foglio di calcolo di Excel

Organizzare turni di lavoro con Excel? Non è difficile! Viene messo a disposizione gratuitamente un template, che – nonostante sia essenziale – copre moltissime funzioni. Possibile cambiare l’interfaccia, creare liste settoriali di lavoratori e modificare il modello di calcolo in base alle specifiche necessità.

Con un software dedicato

Un’ottima idea per contesti più strutturati è quella di affidarsi a un software per il calcolo delle ore, dove poter visionare l’orario settimanale di tutte le persone coinvolte, gestire la turnazione e segnale le ore. Quello che vi proponiamo – ma ne esistono moltissimi altri – è quello che da molti è considerato una certezza e un’autorità nel settore della gestione turnistica, ovvero Zucchetti

Possibile, con Zucchetti, anche la gestione tramite app. L’applicazione ZScheduling è studiata appositamente per chi pianifica i turni, consente di pubblicare gli orari e creare uno schema dei turni, mandare e ricevere notifiche e rimanere aggiornati sulle richieste dei dipendenti in merito ai cambi e sostituzioni.

Rilevazione delle presenze

Per chi si trova a intraprendere il lavoro di organizzazione dei turni, non è da trascurare l’ambito di rilevazione delle presenze. Si tratta di un’attività di check che permette di tracciare le ore svolte da ogni dipendente. 

I metodi più utilizzati sono il foglio presenze, le app rilevazioni presenze free o a pagamento, come Zucchetti. Se volete affidarvi a un foglio ore lavoro da stampare, navigando online troverete moltissimi template gratuiti!

Che dobbiate pianificare per i dipendenti turni di lavoro a ciclo continuo o meno, speriamo che questo articolo vi sia stato utile! Se volete ricevere una consulenza su come ottimizzare la ricerca e selezione di questo tipo di figure… Contattateci!

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