Guida alla gestione di note spese e carte di credito aziendali

Qual è il loro ruolo della carta di credito nelle aziende? E qual è la gestione corretta delle note spese? Domande non scontate, a cui gli addetti ai lavori sono piuttosto abituati. 

Ma per chi fosse nuovo all’argomento, abbiamo preparato un articolo che risolve qualche dubbio e fa luce sulla questione, analizzando la disciplina, fornendo qualche definizione e illustrando vantaggi e processi!

Carte aziendali: la disciplina

Le carte di credito sono state introdotte come uno degli strumenti di pagamento più diffuso che permettono la tracciabilità delle spese sostenute e dei movimenti finanziari ad esse connessi. 

Tra i benefici nell impiegare le carte di credito, cd business, vi è un vantaggio temporale, vista la velocità di transazione, e di semplificazione a livello contabile, basti pensare ai rimborsi spese per i dipendenti e alle schede carburante o ancora in caso di accertamenti.

Purtroppo, i problemi non hanno risparmiato l’ambito del pagamento elettronico. Tra i provvedimenti legislativi introdotti per far fronte alla lotta contro il riciclaggio di denaro, il terrorismo e le infiltrazioni mafiose vi è anche la limitazione all’uso del denaro contante (massimo 999,99 euro).

Per ovviare il problema di rendicontazione, il Legislatore ha introdotto strumenti di pagamento tracciabili, non solo per i privati ma soprattutto per le aziende.

Nota spese: definiamola!

La nota spese ha un ruolo ben definito: quello di “attribuire la “paternità” del costo al datore di lavoro che in definitiva lo sostiene, mediante il rimborso al dipendente”.

La nota spese dei dipendenti è di per sé sufficiente per dedurre i costi, anche se i documenti giustificativi quali scontrini o ricevute fiscali non contengono il nominativo dell’azienda ed essendo in forma anonima rispondono al requisito di certezza ed inerenza grazie all’attestazione, si spera sempre veritiera, da parte del dipendente. 

E’ possibile omettere nella nota spese i documenti deducibili dal reddito d’impresa perché già intestati alla società, inclusi quelli giustificati dall’estratto conto delle carte di credito (R.M. 5.10.1985, n. 8/727). 

“Il comma l dell’articolo 3 del decreto presidenziale n. 696 del 1996, prevede nuove modalità di documentazione delle spese sostenute, agli effetti dell’applicazione delle imposte sui redditi. In particolare, detta norma stabilisce che “può essere utilizzato lo scontrino fiscale, emesso dagli appositi apparecchi misuratori fiscali previsti dall’art. l della legge 26 gennaio 1983, n. 18, purché lo stesso contenga la specificazione degli elementi attinenti alla natura, alla qualità e alla quantità dell’operazione e l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente o del committente. Al riguardo si consente che gli elementi attinenti alla qualità dell’operazione possano essere indicati in modo abbreviato purché comprensibile”.

L’utilizzo diffuso delle carte di credito ci permette di riscontrare ulteriori vantaggi, che ben si adattano a un contesto aziendale: 

• è possibile rilevare il momento esatto in cui viene utilizzata la carta;
• l’addebito della spesa sostenuta avviene il mese successivo 
• non prevede il pagamento diretto al fornitore 
• costituiscono uno strumento di identificazione e legittimazione 
• possono essere usate dai dipendenti e permettono un controllo da parte del datore di lavoro (estratto conto) 
• permettono di acquistare in modo veloce e sicuro

Il caso delle trasferte

Per quanto concerne la documentazione di spese sostenute in occasione di trasferte, non è necessaria l’intestazione al dipendente purché “risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa”. 

Come digitalizzare i processi di lavoro?

Due delle voci principali nel bilancio aziendale sono proprio la nota spese e trasferte. Tra le attività di gestione e rendicontazione troviamo il calcolo delle spese sostenute, l’archiviazione degli scontrini, il conteggio pedaggi e chilometri autostradali e la verifica delle carte di credito.

I documenti cartacei costituiscono una mole importante di carta da gestire e spesso vengono persi, confusi o conservati in modo disordinato. 

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