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Conosci le competenze di un impiegato amministrativo utili davvero alla tua azienda?
Indice dei contenuti
6 competenze dell’impiegato amministrativoDisbrigo di pratiche amministrativeData entryArchiviazione della documentazione cartacea e/o elettronicaProgrammazione di riunioni e appuntamenti, gestione dell'agendaProcedure di contabilitàAttività di segreteria e accoglienza6 competenze dell’impiegato amministrativo
Grazie alla nostra esperienza con Contabili.it, abbiamo identificato sei attività di cui abitualmente si occupa un impiegato amministrativo, e abbiamo deciso di rapportarle ad alcune soft skill che reputiamo indispensabili per svolgere al meglio questa professione.Disbrigo di pratiche amministrative
Cosa sono queste “Pratiche amministrative” di cui tutti parlano, ma che nessuno si cura mai di specificare? Eccone alcune: richiesta e ritiro certificati, visure e altri adempimenti presso gli Enti Amministrativi, vidimazione registri e formulari, visure catastali, servizi postali e bancari, registrazione atti privati, societari, pubblici presso Agenzia delle Entrate, richieste sgravi, rimborsi, cancellazioni, pagamenti presso Equitalia. Non è detto che ogni impiegato amministrativo svolga tutte queste pratiche d’amministrazione, ma sono mansioni molto comuni: per far fronte a questi impegni nel modo corretto, occorrono organizzazione, pianificazione e rispetto delle scadenze.Data entry
Molto frequentemente, negli annunci di lavoro destinati agli impiegati amministrativi è richiesta un’ottima conoscenza di strumenti come il Pacchetto Office, Google Suite e altri software gestionali, con particolare attenzione a Excel. Questo perché l’impiegato amministrativo avrà a che fare spesso con i dati e il loro corretto inserimento: ecco allora che, nel selezionare questa figura faremo particolare attenzione alle competenze informatiche, alla precisione e all’abilità di calcolo.Archiviazione della documentazione cartacea e/o elettronica
Conservare i documenti e costruire dei database elettronici rientrano tra le mansioni dell’impiegato amministrativo: queste attività consentono a tutto il personale dell’azienda di avervi accesso, di tenere i documenti aggiornati, di ottenere maggiore spazio fisico e infine garantiscono sicurezza al materiale in questione. Sono attività importantissime! Viviamo nell’era della transizione digitale, e dotare l’azienda di una persona in grado di portare a termine questi compiti è fondamentale. Le competenze trasversali da associare sono lo scrupolo e l’abilità di lavorare per obiettivi.Programmazione di riunioni e appuntamenti, gestione dell'agenda
Il nostro impiegato amministrativo provetto ha visibilità delle agende dei comparti più alti dell’organigramma aziendale, e programma e gestisce riunioni e appuntamenti, gestendo le esigenze dei clienti e la prenotazione degli spazi. Ecco perché la persona di cui hai bisogno deve avere abilità di coordinazione e problem solving: quest’ultima perché sarà sua responsabilità anche la gestione di eventuali imprevisti, come ritardi e cancellazioni.Procedure di contabilità
Non è raro, soprattutto nelle piccole e medie imprese, che l’impiegato amministrativo abbia anche conoscenze di base in ambito contabile, e che si occupi di:- Rilevazione dei principali fatti contabili scaturenti dall’attività d’impresa;
- Definizione delle procedure operative per il trattamento contabile delle transazioni;
- Applicazione delle regole imposte dalla normativa civilistica e dai principi contabili per la tenuta della contabilità;
- Registrazioni contabili e fiscali periodiche e apportare le correzioni eventuali;
- Piano dei conti in termini di finalità, logica generale, criteri di progettazione, collegamenti con il bilancio di esercizio e tipologia d’impresa;
- Registrazioni di partita doppia, riepilogo del piano dei conti, tenuta scadenzario.
Attività di segreteria e accoglienza
Tra le responsabilità dell’impiegato amministrativo è presente anche l’attività di front office e accoglienza. Sarà dunque responsabile di ricevere i clienti, prendere e spostare appuntamenti e rispondere a eventuali esigenze di chi si reca in azienda. Ci assicureremo, in questo caso, che la persona che vogliamo assumere sia cortese, disponibile, con un buono standing e orientata al cliente. Contabili.it è decisamente il posto giusto per te, se vuoi approfondire la figura dell’impiegato amministrativo e le sue competenze specifiche: non vediamo l’ora di conoscere il tuo business! Contattaci, riceverai una consulenza personalizzata e potrai raccontarci del profilo che ti occorre.Cerchi personale per la tua azienda?
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Le mansioni di un segretario/a amministrativo sono fondamentali in azienda: è la persona a cui rivolgersi per questioni operative e organizzative, che riguardino documenti, contabilità o organizzazione degli spazi.
Attività di segreteria e amministrazione, organizzazione degli spazi e delle persone. La figura dell’office manager è sempre più ricercata dalle aziende, e sceglierla non è così semplice come può sembrare.
