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Come gestire un contabile in smart working?

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La comunicazione è indispensabile Gli strumenti per essere più efficienti L’accesso alle piattaforme Porre dei limiti Uno specchio della cultura d’azienda

Molte aziende, ma anche studi professionali, stanno valutando l’integrazione dello smart working anche nel futuro: magari come modalità di lavoro mista, prevista per due o tre giorni alla settimana. Più volte ci è stato chiesto come gestire un contabile in smart working, se ci fossero particolari accorgimenti specifici per questa professione, e come agevolare il lavoro da casa in questi professionisti mantenendo alta la performance. Eccoci a rispondere a questi quesiti con una guida, assemblata grazie al confronto con candidati e aziende nel periodo della crisi sanitaria. Buona lettura!

La comunicazione è indispensabile

Sia che ti trovi a dover gestire un contabile in smart working per la prima volta, sia che tu sia uso a questa pratica, accertati di stabilire con l’interessato un modalità di comunicazione agevole e ricorrente. Il nostro consiglio è di fissare con il contabile un aggiornamento fisso, che potrebbe essere giornaliero, settimanale o secondo le tue necessità: comunicargli cosa preparare in vista del confronto, e attieniti scrupolosamente a quanto stabilito. Ovviamente non è vietato comunicare con il dipendente al di fuori del meeting che hai fissato con lui, ma dovrebbe essere solo in caso di urgenze. Siamo certi che il dipendente apprezzerà questa modalità, sentirà di avere la tua fiducia e sarà spronato ad essere ancora più autonomo nello svolgimento dei suoi compiti.

Gli strumenti per essere più efficienti

Sull’equipaggiamento da smart working per i dipendenti si è detto e ridetto tutto e il contrario di tutto. Quello che pensiamo però è che un dipendente assunto dovrebbe avere a casa ciò di cui disporrebbe in ufficio. Questo non significa che sei obbligato ad acquistare un ufficio casalingo per lui, ma che chiarire con lui cosa possiede e cosa no potrebbe essere utile a entrambi. Ecco qualche strumento di cui discutere con lui: pc, monitor, sedia ergonomica, cuffie, rimborso internet e stampante. Crediamo che il modo migliore per approdare al lavoro agile sia confrontarsi direttamente con colui che lo svolgerà!

L’accesso alle piattaforme

Questo non è un optional: già dal suo primo giorno, il contabile dovrà avere accesso alle piattaforme che utilizzate e ai gestionali di contabilità gratuiti o meno indispensabili per il suo lavoro; allo stesso modo, lo spazio che utilizzate per archiviare documenti aziendali dovrà essere e sua disposizione. Questo punto è particolarmente importante: non dovrà essere lui a chiederlo, ma dovrà essere predisposto un documento con le sue password e credenziali d’accesso, e eventualmente un momento di formazione in cui spiegargli il funzionamento delle piattaforme che non conosce.

Porre dei limiti

Smart working non è sinonimo di reperibilità 24 ore su 24, ma siamo certi che tu lo sappia. Rispetta l’orario dei tuoi dipendenti, non disturbarli in pausa pranzo “perché tanto sono a casa”. Molti lavoratori durante quest’ultimo anno hanno lamentato l’assenza di privacy e la continua intrusione di colleghi e datori di lavoro durante l’orario non lavorativo: non essere tra loro! Allo stesso modo, riponi fiducia in coloro che hai assunto, non cercare di controllarli in ogni modo: in breve tempo, avrai tu stesso una dimostrazione del loro modo di lavorare e della loro responsabilità.

Uno specchio della cultura d’azienda

La gestione dello smart working si è rivelata un fondamentale banco di prova, per la cultura d’azienda. È stato possibile notare malfunzionamenti e problematiche che non sarebbero mai emerse altrimenti. L’importante, a fronte di qualcosa che non va, è essere in grado di apportare correzioni. La cultura del rispetto e della valorizzazione dell’individuo passa anche dal lavoro agile e dall’atteggiamento che si assume davanti ad esso. Ricapitolando: comunicare nel modo giusto, fornire gli strumenti e gli accessi alle piattaforme, rispettare la privacy dei dipendenti. Nulla di impossibile! Sappiamo che abbiamo ancora tanto da imparare su questa modalità di lavoro, ma pensiamo che i nostri suggerimenti siano utili per intraprendere la direzione giusta. Per qualsiasi curiosità o domanda non esitare a contattaci!