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Come fare l'inventario di magazzino e chi se ne occupa in azienda?

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Inventario: significato e perché è così importante Chi si occupa dell'inventario?Come organizzare un inventario?

Se hai deciso di aprire un magazzino di logistica in questo settore, sapevi che tra le tante responsabilità che ti spetteranno - oltre alla completa gestione del magazzino - ci sarà anche quella di fare l’inventario di magazzino? Non vogliamo di certo spaventarti, non è il nostro obiettivo: vogliamo semplicemente prepararti al 100% ad affrontare serenamente questo importante compito. Continua a leggere, abbiamo pensato questa guida appositamente per te!

Inventario: significato e perché è così importante

Partiamo come sempre dalle definizioni: l'inventario di magazzino è un'attività, ma è più che altro un controllo necessario per garantire la corretta gestione dei beni aziendali e si esaurisce in una lista di tutti i prodotti presenti nel magazzino dell'azienda. I suoi scopi principali abbiamo deciso di riassumerli così:

Verificare che il magazzino sia sempre fornito e che le quantità siano corrette;
Calcolare le giacenze e le scorte disponibili;
Tenere sotto controllo le merci in entrata ed uscita.

L'inventario di magazzino è quindi un vero e proprio documento che riporta la quantità e la qualità di tutti i prodotti presenti nel magazzino alla data di riferimento in cui viene redatto. Può essere periodicamente aggiornato (ad esempio mensilmente) oppure redatto in occasione di una verifica straordinaria. Se ancora non fosse chiaro, la sua importanza è duplice: da un lato permette di controllare l'effettiva disponibilità di merci e materiali, dall'altro consente di valutare la produttività dell'azienda. Capisci perché deve essere portata a termine con successo, quest’attività?

Chi si occupa dell'inventario?

Tendenzialmente all’interno di un’organizzazione aziendale l'inventario di magazzino viene gestito da un responsabile specializzato. Questa figura può essere interna all'azienda oppure esterna, in caso di aziende con volumi di merci particolarmente elevati. Il responsabile dell'inventario può essere una sola persona oppure un gruppo di persone, a seconda delle dimensioni dell’organizzazione in cui viene svolta l’attività. Ovviamente questo profilo deve essere in possesso di competenze solide e specifiche in materia, oltre che essere molto organizzato nel suo lavoro. È fondamentale che egli abbia una chiara visione degli obiettivi che si prefigge, altrimenti il processo rischia di risultare poco efficace.

Come organizzare un inventario?

Giustamente ti starai chiedendo come organizzare l’inventario nella tua azienda… Keep calm, abbiamo pensato anche a questo! Sebbene quello che ti proponiamo non sia esattamente una scienza esatta, in linea generale possono essere distinte tre fasi principali, la pianificazione, l'esecuzione e il controllo:

La pianificazione dell'inventario è la prima fase del processo e consiste nella definizione degli obiettivi da raggiungere, della metodologia da utilizzare e della timeline. In questa fase vengono stabiliti l'obiettivo dell'inventario, i beni da controllare, la periodicità dell'inventario e le modalità di rilevamento dei dati;
Nella fase di esecuzione l'inventario viene effettivamente condotto presso i locali aziendali. I beni vengono identificati e contati secondo le modalità previste nella pianificazione;
Infine, il controllo è la fase conclusiva del processo e si occupa di verificare che gli obiettivi pianificati siano stati effettivamente raggiunti.

Ciascuna di queste fasi - ovviamente - può essere organizzata in diversi modi a seconda delle specifiche esigenze aziendali, ma in linea di massima è questo quello che prevede l’attività! Tuttavia, l’inventario di magazzino si divide ulteriormente in due sotto-tipologie:

L'inventario fisico, che consiste nella verifica della quantità e della qualità dei prodotti presenti nel magazzino;
L'inventario contabile, che consiste nell'esame dei documenti di acquisto e vendita.

A questo proposito, vogliamo suggerirti un pratico consiglio: l'esecuzione dell’inventario dei prodotti può avvenire manualmente (con un modulo di inventario magazzino precompilato), oppure tramite strumenti informatici, ad esempio un software di gestione del magazzino o Excel. Questi ultimi sono particolarmente utili, e potranno rivelarsi dei grandi alleati! Siamo certi che con questi consigli non avrai assolutamente alcun tipo di difficoltà nel destreggiarti nell’attività d’inventario, ma ricordati che il vero valore aggiunto lo fanno le persone che fanno parte della tua squadra: affidati a noi per la ricerca di personale e corsi di formazione aziendale, possiamo supportare la crescita del tuo business!