Il foglio presenze dipendenti su Excel conviene? Ecco un’alternativa.

Il monitoraggio delle presenze dei dipendenti è una delle tante attività della gestione delle risorse umane. Tenere traccia delle ore lavorate, delle assenze e delle ferie non solo aiuta a garantire il corretto pagamento degli stipendi e rispettare le normative sul lavoro, è anche essenziale per ottimizzare la produttività. 

Gli strumenti che si possono utilizzare per gestire queste informazioni possono fare una grande differenza in termini di efficienza e precisione. Molte aziende si affidano ancora al foglio presenze dipendenti su Excel per tenere traccia delle presenze dei dipendenti, ma è davvero la soluzione più conveniente? 

In questo articolo spiegheremo perché Jotto, il software HR di Jobtech, potrebbe essere una scelta più vantaggiosa per la gestione di questa attività così importante.

Perché è importante tracciare le presenze dei dipendenti?

Tracciare le presenze dei dipendenti non significa soltanto stilare una lista paragonabile a una tabella oraria: è un’attività delicata e strategica, fondamentale per diverse ragioni che vanno oltre la semplice gestione amministrativa. 

In primo luogo, per un HR Manager garantire che ogni dipendente riceva la retribuzione corretta per le ore effettivamente lavorate dovrebbe essere uno standard, poiché permette di evitare errori che potrebbero minare la fiducia e il morale del team.

Monitorare le presenze aiuta anche a rispettare le normative sul lavoro, assicurando che vengano rispettate le ore previste da contratto, le pause e i giorni di riposo obbligatori, riducendo così il rischio di sanzioni legali. Questo è particolarmente importante per mantenere un ambiente di lavoro sano.

Inoltre, un tracciamento accurato delle presenze permette di identificare tempestivamente eventuali problemi di assenteismo, consentendo all’HR Manager di intervenire prontamente per supportare i dipendenti che potrebbero avere difficoltà personali o professionali. Questo tipo di intervento è essenziale per mantenere alta la produttività e per creare un ambiente di lavoro solidale e motivato.

Infine, i dati raccolti dalle presenze sono fondamentali per l’analisi e la pianificazione delle risorse umane. Permettono di ottimizzare la distribuzione del carico di lavoro, pianificare in modo più efficace e prendere decisioni basate su informazioni concrete, migliorando complessivamente l’efficienza operativa dell’azienda.

I limiti del foglio presenze in Excel.

Scegliere Excel per la gestione delle presenze dei dipendenti può sembrare una soluzione immediata e accessibile. Excel è uno strumento ampiamente conosciuto, disponibile in molte aziende come parte del pacchetto Microsoft Office, e offre una flessibilità che permette di creare fogli personalizzati in base alle esigenze specifiche. Tuttavia, questa apparente semplicità nasconde una serie di limiti che possono diventare problematici man mano che l’azienda cresce e le esigenze diventano più complesse. Vediamo quali:

1. Errori manuali. L’inserimento manuale dei dati in Excel è un processo soggetto a errori. Pensa a come un numero digitato male o una formula errata possono compromettere l’accuratezza dei tuoi dati, portando a problemi nella gestione delle presenze e – di conseguenza – influenzare la produttività aziendale. Questi errori possono risultare in calcoli di salario errati, assenze non registrate correttamente e altre discrepanze che possono complicare la gestione dei dipendenti;
2. Scarsa automazione. Sebbene Excel offra la possibilità di automatizzare alcuni processi, non può competere con i software dedicati. Excel richiede un intervento manuale costante, aumentando il rischio di errori e riducendo l’efficienza operativa. La mancanza di automazione significa anche che i processi HR diventano più lenti e meno reattivi alle esigenze aziendali;
3. Gestione complessa. Con l’aumento del numero di dipendenti, i fogli Excel diventeranno sempre più complessi e difficili da gestire. In poche parole, un foglio Excel può diventare rapidamente ingombrante, con dati difficili da analizzare e informazioni che rischiano di essere trascurate. Prova ad immaginare se un collaboratore o una collaboratrice dovesse assentarsi all’ultimo, per via di un imprevisto: dimenticandosi di compilare il suo foglio presenze, si rischierebbe di commettere un errore nel suo cedolino;
4. Sicurezza dei dati. La sicurezza dei dati in Excel è piuttosto limitata. I fogli di calcolo possono essere facilmente accessibili e modificati senza una tracciabilità adeguata, mettendo a rischio informazioni sensibili. La protezione delle informazioni sui dipendenti è fondamentale, e l’uso di Excel potrebbe esporre l’azienda a rischi di violazione dei dati.

I benefici di usare Jotto, il software HR ideato da Jobtech. 

È per rispondere alle esigenze crescenti delle aziende e semplificare le attività quotidiane che abbiamo sviluppato Jotto. La nostra missione è offrire un supporto concreto a HR, amministratori e titolari d’impresa, rendendo i processi di gestione delle presenze più efficienti e meno gravosi. In che modo? 

1. Parola d’ordine? Tutto in ordine. Jotto digitalizza l’intero processo di gestione delle presenze, riducendo al minimo l’intervento manuale. Questo non solo elimina gli errori umani, consente anche di risparmiare tempo prezioso che può essere dedicato ad altre attività. La registrazione delle ore lavorate, delle assenze e delle ferie avviene in modo automatico, garantendo precisione e tempestività;
2. Semplice da usare, bello da vedere. L’interfaccia user-friendly di Jotto è progettata per rendere la gestione delle presenze un’operazione semplice e veloce, anche per chi non ha competenze tecniche avanzate. Inoltre, il design moderno e accattivante rende l’esperienza d’uso più gradevole e meno stressante;
3. Più report, più dati alla mano. Jotto offre strumenti di reportistica avanzata, che permettono di ottenere una visione chiara e dettagliata delle presenze dei dipendenti. Questo facilita la gestione e la pianificazione delle risorse umane, offrendo dati e informazioni utili sul proprio personale per prendere decisioni informate;
4. Tutti i dati al sicuro in unico posto. La sicurezza dei dati è una priorità per noi. Jotto garantisce che tutte le informazioni sensibili siano protette e accessibili solo a chi in azienda ne ha diritto, rispettando tutte le normative sulla privacy. Questo offre tranquillità sia ai datori di lavoro che ai dipendenti, sapendo che i loro dati sono al sicuro;
5. Gratuito, per sempre e per davvero. A differenza di molte soluzioni sul mercato, Jotto è gratuito. Vogliamo supportare le aziende di tutte le dimensioni fornendo uno strumento potente senza costi. Un valore aggiunto significativo, soprattutto per le piccole e medie imprese che cercano di ottimizzare le loro operazioni senza gravare sul budget.

Per quanto affidarsi a un foglio presenze in Excel possa sembrare conveniente all’inizio, i limiti e i rischi associati possono rapidamente superare i benefici. Jotto, il software HR di Jobtech, offre una soluzione completa, sicura e gratuita per la gestione delle presenze, garantendo maggiore efficienza e tranquillità. Scegliere di utilizzare uno strumento come Jotto non solo può semplificare il processo di gestione di ferie, permessi e presenze, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più organizzato e produttivo.