Le tue riunioni di lavoro sono efficaci? Scoprilo in questo articolo.

In questo contenuto vogliamo volgere uno sguardo a quella parte della giornata che molti considerano una parentesi tra il quarto caffè e il countdown per il weekend: le riunioni di lavoro. In particolare, cercheremo di rassicurare che una preparazione adeguata può trasformare il momento che precede l’ingresso nel mondo delle videochiamate o delle riunioni in presenza in un’opportunità per mettere a fuoco gli obiettivi.

Le riunioni di lavoro non sono mai solo riunioni di lavoro.

Ogni tanto, dopo un lungo meeting, può capitare di sentirsi confusi, disorientati e in generale pensare di aver capito ben poco dell’argomento per cui si è stati convocati. Questo perché le riunioni di lavoro, se non gestite adeguatamente, possono presentare alcune problematiche in grado di compromettere l’efficienza e la produttività del team. 

Una delle più comuni è sicuramente la mancanza di un focus preciso, soprattutto quando si portano avanti discussioni che finiscono per deviare dal tema principale, diluendo l’attenzione su argomenti marginali. 

Alcune riunioni di lavoro possono essere afflitte da una partecipazione limitata o da persone del team poco coinvolti, il che limita la diversità di prospettive, creatività e idee. 

Le riunioni che si prolungano oltre il necessario possono causare stanchezza e disinteresse, mentre la mancanza di azioni concrete o di follow-up può rendere le discussioni inefficaci nel lungo termine. 

Ma è bene ricordare che una riunione di lavoro non è mai solo una riunione di lavoro: oltre al chiarire argomenti di progetto o prendere decisioni operative, questi momenti di aggiornamento possono influenzare dinamiche relazionali, la cultura aziendale e la motivazione generale di collaboratori e collaboratrici. 

Pertanto, riconoscere in queste un valore più ampio e affrontarle in modo strategico significa compiere un bel passo avanti verso una gestione più efficace.

Il momento prima della riunione è importante tanto quanto la riunione stessa.

La preparazione e la gestione del momento pre-riunione sono fondamentali per garantire che il tempo trascorso insieme sia proficuo. 

Prima ancora che i partecipanti si siedano al tavolo virtuale o fisico, invitarli a prepararsi in anticipo – magari condividendo loro documenti o letture pertinenti – può far sì che ognuno arrivi alla riunione con una comprensione condivisa degli argomenti da affrontare. 

Inoltre, il momento precedente alla riunione offre l’opportunità di creare un’atmosfera di unione e inclusione, permettendo ai partecipanti di sentirsi coinvolti e di condividere prospettive in modo più aperto.

Un leader preparato può gestire eventuali preoccupazioni o domande prima dell’inizio effettivo, contribuendo a creare un ambiente in cui la discussione può fluire senza intoppi.

Definisci un’agenda chiara e condivisa.

Crea un documento dettagliato che elenchi gli argomenti da trattare, i partecipanti e il tempo previsto per ciascun punto da discutere. L’agenda dovrebbe essere strutturata in modo logico, indicando l’ordine degli argomenti e il tempo stimato per ciascuno di questi. Accanto a ogni punto, includi gli obiettivi specifici che si intendono raggiungere. Questo non solo aiuterà i partecipanti a orientarsi, ma fornirà anche un framework per la valutazione della buona riuscita della riunione. Poi condividila con i presenti al meeting, assicurandoti di farlo in anticipo in modo che possano prepararsi adeguatamente e comprendere gli obiettivi della riunione.

Limita la durata della riunione, quando possibile.

Stabilisci un tempo massimo per il meeting e rispettalo scrupolosamente. Potrebbe tornare utile suddividere il tempo a disposizione in base all’importanza degli argomenti, magari utilizzando un timer o altri avvisi per garantire che ogni punto venga trattato entro i limiti stabiliti. La chiarezza sull’orario contribuirà a mantenere un ritmo fluido e a garantire una maggiore attenzione dei partecipanti concentrata sugli argomenti chiave, evitando divagazioni che possono prolungare senza beneficio la discussione.

Coinvolgi attivamente i partecipanti.

Incentiva la partecipazione ponendo domande, incoraggiando la discussione e chiedendo opinioni, magari pensando a strategie interattive. Puoi utilizzare tecniche visive, come lavagne o strumenti online di collaborazione, per rendere le idee più tangibili, oppure proporre il brainstorming per stimolare la creatività e la condivisione di idee. Più le persone si sentiranno coinvolte, maggiore sarà il contributo che potranno portare alla discussione.

Utilizza la tecnologia nel modo giusto.

Se la riunione dovesse coinvolgere partecipanti da remoto, utilizza piattaforme di videoconferenza affidabili e strumenti online per la condivisione di documenti in modo che tutti possano accedere alle informazioni pertinenti durante la riunione. Scegli strumenti tecnologici intuitivi e testali in anticipo per evitare interruzioni tecniche durante la riunione. Ovviamente, non dimenticare di condividere istruzioni chiare sull’uso di queste piattaforme nelle comunicazioni pre-riunione, garantendo che tutti siano a proprio agio nell’utilizzarle.

Assegna compiti e azioni chiare.

Alla fine della riunione, assegna compiti specifici ad ogni persona o micro team di riferimento, ricordandoti di definire azioni chiare con scadenze realistiche. Questo ti permetterà di avere il polso della situazione, assicurando allo stesso tempo che le decisioni siano seguite da azioni concrete e che il progresso sia monitorato.

Invia un follow up per raccogliere feedback.

Alla fine delle riunioni di lavoro, dopo aver condiviso via mail gli argomenti più importanti emersi, chiedi ai partecipanti di restituirti un feedback sull’efficacia del momento trascorso insieme. Potresti anche pensare di dare la possibilità di farlo in modo anonimo, così che ognuno possa sentirsi libera di esprimere la propria opinione. Utilizza poi i commenti ricevuti per apportare miglioramenti continui alle prossime riunioni di lavoro.

Valuta attentamente la necessità di una nuova riunione.

Prima di programmare una riunione successiva, prova a chiederti se l’obiettivo potrebbe essere raggiunto in modo altrettanto efficace con mezzi di comunicazione aziendale meno impegnativi, come email o strumenti di messaggistica istantanea. In generale, cerca di optare per le riunioni di lavoro solo quando il coinvolgimento diretto e la discussione sono fondamentali.

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