Differenza tra lettera di richiamo e contestazione disciplinare.

Chi non ha mai sentito parlare, sul posto di lavoro, delle lettere di richiamo? Questi (temutissimi) documenti formali si configurano come strumenti per affrontare preoccupazioni legate al comportamento o alle prestazioni dei dipendenti. 

In questo articolo cercheremo di capire la differenza tra lettera di richiamo e contestazione disciplinare, come vengono utilizzate, quali possono essere le conseguenze e come affrontare questa fase delicata della gestione delle risorse umane. 

Lettera di richiamo e contestazione disciplinare: di cosa si tratta?

Della stessa cosa, di fatto, in quanto nel contesto aziendale molto spesso queste parole sono utilizzate come sinonimi. Ma facciamo un passo indietro.

Durante il proprio percorso in azienda, nel caso in cui un lavoratore o una lavoratrice assume un comportamento scorretto tale per cui il datore di lavoro è tenuto a condividere le sue preoccupazioni, la lettera di richiamo prende la forma di un primo passo verso un potenziale iter disciplinare.

Non è una punizione, quanto piuttosto un avvertimento: ricordiamo infatti che l’obiettivo dell’azienda (e del datore di lavoro) è quello di riconciliarsi con il collaboratore o la collaboratrice che ha compiuto il fatto.

Quando si riceve una lettera di richiamo?

Una lettera di richiamo viene presentata quando il datore di lavoro ha identificato preoccupazioni o atteggiamenti non conformi da parte di un collaboratore o una collaboratrice. 

Le ragioni che portano a ricevere una lettera di richiamo possono variare e dipendono spesso dalla natura del comportamento o delle prestazioni oggetto di preoccupazione. Alcuni scenari comuni che potrebbero portare a una lettera di richiamo sono i seguenti:

• Comportamenti inappropriati. Una persona potrebbe ricevere una lettera di richiamo quando è coinvolta in comportamenti inappropriati sul luogo di lavoro, come linguaggio offensivo, bullismo o mobbing;
• Violazione delle politiche aziendali. La violazione delle politiche aziendali, ad esempio quelle riguardanti l’assenteismo, l’uso improprio delle risorse aziendali o altri comportamenti non conformi, può portare a una lettera di richiamo;
• Violazione delle normative di sicurezza. Se un collaboratore o una collaboratrice viola le normative di sicurezza sul luogo di lavoro, mettendo a rischio la propria salute o quella degli altri, potrebbe ricevere una lettera di richiamo;
• Cattiva condotta professionale. La cattiva condotta professionale, come la mancanza di rispetto verso colleghi o superiori, può essere motivo di una lettera di richiamo.

Come abbiamo specificato nel paragrafo precedente, una lettera di richiamo non è sempre un preludio a misure disciplinari più severe come la sospensione o il licenziamento. In molte situazioni, è un mezzo per informare la persona coinvolta delle preoccupazioni di cui è protagonista, incoraggiando il miglioramento e stabilire aspettative chiare per il futuro.

Tuttavia, in alcune circostanze più gravi, una lettera di richiamo può essere il primo passo in un processo disciplinare più ampio. Lo vedremo più avanti.

Come si presenta e cosa contiene una lettera di richiamo?

Affinché una lettera di richiamo sia considerata valida, deve innanzitutto essere consegnata al lavoratore o alla lavoratrice dal datore di lavoro o dal responsabile delle risorse umane a mano oppure tramite canali telematici ufficiali. 

Ma veniamo al contenuto di una contestazione disciplinare, ovvero degli elementi imprescindibili che questa deve contenere:

1. Intestazione che include il nome dell’azienda e, se presente, il logo;
2. Data e luogo in cui la lettera è stata emessa;
3. Dichiarazione delle violazioni o delle preoccupazioni specifiche che spieghi dettagliatamente i comportamenti o le azioni del collaboratore o della collaboratrice (solitamente viene fornita una descrizione delle norme o delle politiche aziendali che sono state violate);
4. Sezione conclusiva per le firme, dove il dipendente o la dipendente può confermare di aver ricevuto la lettera e averne compreso il contenuto.

È importante chiarire che, secondo il principio della tempestività, il richiamo scritto da parte dell’azienda deve essere recapitato al lavoratore o alla lavoratrice nel minor tempo possibile, ovvero non appena l’azienda viene a conoscenza dei fatti. Il datore di lavoro rischia di perdere la possibilità di inviare la lettera di richiamo se trascorre un periodo eccessivamente lungo tra la scoperta dei comportamenti o delle situazioni preoccupanti e la contestazione formale.

È possibile contestare una contestazione disciplinare?

Errare è umano, anche sul posto di lavoro. La risposta a questa domanda è dunque “sì”, purché il collaboratore o la collaboratrice riconosca il suo comportamento e si impegni per evitare di commettere nuovamente lo stesso fatto in futuro.

Nello specifico, dopo aver ricevuto una lettera di richiamo, il lavoratore o la lavoratrice ha 5 giorni di tempo per rispondere alle accuse, adottando due possibili strategie:

• Ammettere di aver compiuto il fatto, impegnandosi a non commettere più lo stesso errore;
• Non riconoscere l’accusa, spiegando come sono andati gli eventi secondo il proprio punto di vista.

Nel caso in cui si verifichi la seconda ipotesi il datore di lavoro potrà richiedere una nuova valutazione (ed eventualmente considerare la situazione conclusa), oppure procedere con un vero e proprio provvedimento disciplinare.  

Dalla lettera di richiamo al provvedimento disciplinare: le possibili conseguenze per i dipendenti.

Tra i provvedimenti che potrebbero essere presi dal datore di lavoro dopo un lettera di richiamo le sanzioni meno gravi includono l’ammonizione verbale e scritta, che funzionano come semplici richiami senza impattare economicamente o professionalmente sulla persona coinvolta. 

Si passa a una multa pecuniaria, il cui importo è stabilito dal CCNL adottato, ma che in ogni caso non può superare le 4 ore lavorative (si fa riferimento a quanto guadagnerebbe il dipendente in 4 ore e viene assegnata quella cifra come multa).

Tra le misure più impattanti c’è poi la sospensione dal lavoro e dalla retribuzione, una conseguenza che può durare più a lungo a seconda delle disposizioni specifiche nel CCNL. 

Una misura ancora più seria è il licenziamento con preavviso, che può essere utilizzato quando l’azienda ritiene che il rapporto di lavoro non sia recuperabile in alcun modo. In questo caso il collaboratore o la collaboratrice coinvolto potrebbe aver diritto a ricevere sostegni al reddito, come la NASpI. 

La situazione più estrema è sicuramente il licenziamento per giusta causa, riservato a situazioni gravissime, che consente al datore di lavoro di allontanare immediatamente il dipendente.

Dal lato del dipendente, in situazioni di profondo disaccordo con il datore di lavoro, è possibile scegliere di dimettersi volontariamente per motivi personali, terminando così il rapporto di lavoro. Nel caso in cui le sanzioni appaiono ingiuste, il dipendente può anche considerare le dimissioni per giusta causa. Questo scenario consente al lavoratore di licenziarsi senza perdere i diritti alla NASpI e ad altri benefici destinati a coloro che perdono il lavoro in modo involontario. 

Non è una situazione semplice. Nemmeno per gli HR.

I professionisti delle risorse umane si trovano spesso di fronte a sfide complesse nel bilanciare la necessità di far rispettare le regole aziendali con la gestione empatica delle persone. Affrontare situazioni di questo tipo richiede una combinazione di diversi fattori, tra cui comprensione, comunicazione e l’applicazione di politiche aziendali in modo equo. Ecco perché in questi casi – qualcuno direbbe “per fortuna” – ci si affida ai CCNL di riferimento.

In questo articolo abbiamo cercato di rispondere alla domanda “qual è la differenza tra lettera di richiamo e contestazione disciplinare?”. Ricordiamo, comunque, che promuovere il benessere dei dipendenti è sicuramente la risposta più efficace per anticipare l’insorgere di dinamiche che potrebbero portare a questi scenari. Così come avere un regolamento aziendale chiaro e condiviso con tutto il team, che contenga le norme da rispettare in ambiente lavorativo.

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